Порядок использования архивных документов в читальных залах Российского государственного военно-исторического архива

Версия для печатиВерсия для печати
СОГЛАСОВАНО                                                                                 УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального                                                         Директор РГВИА И.О. Гаркуша
архивного агентства  А.Н. Артизов
31 октября 2014 г.                                                                               30 октября 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальных залах Российского государственного военно-исторического архива разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. №19 (зарегистрирован Минюстом 06.03.2007, регистрационный № 9059) и Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 г. № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах Российского государственного военно-исторического архива (далее – РГВИА).

1.2. Настоящий Порядок регламентирует организацию работы пользователей с архивными документами РГВИА и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах архива.

1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации.

1.4. Пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.5. Плата за посещение читальных залов архива, пользование архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании Прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный военно-исторический архив», на платной основе. 

1.7. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архива по согласованию с Росархивом.

2. Порядок допуска пользователя в читальные залы архива

2.1. Пользователь допускается в читальные залы архива на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки исследования и цель исследования.

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (приложение 1) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архива на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальные залы в установленном порядке. Срок работы в читальных залах может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудников читальных залов.

2.4. Проход пользователей на территорию архива в целях посещения читальных залов осуществляется при предъявлении им документов, удостоверяющих личность.

2.5. Все пользователи знакомятся с настоящим Порядком.

 3. Права и обязанности пользователя

3.1 Пользователь вправе:

3.1.1. Получать по теме исследования архивные документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Подлинники архивных документов при наличии копий фонда пользования выдаются только случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам и другими материалами справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читальных залов, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальных залах.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов (либо не более одного дела свыше 1500 листов)

или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела свыше 500 листов);

Общее количество дел, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел и материалы справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальных залах, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию архивных документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче или копировании дел, о существующих ограничениях на выдачу документов по теме исследования, о сроках, в течение которых они будут действовать, а также о сроках, в течение которых документы смогут быть предоставлены.

3.1.9. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.10. Делать выписки из предоставляемых дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.11. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.12. Вносить в читальные залы и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из архивных документов. Вносить и выносить копии архивных документов, машинописный и печатный текст, гранки научной работы разрешается при наличии специального пропуска.

3.1.13. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальных залах переводчиков или помощников. Оформление сопровождающих пользователя лиц осуществляется на общих основаниях.

3.1.14. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.15. Пользоваться оборудованием читальных залов, предназначенным для работы пользователей.

3.1.16. Обращаться с предложениями, замечаниями по вопросам обслуживания в читальных залах к сотрудникам, руководству архива. Оставлять свои отзывы и предложения в специальном журнале (книге отзывов и предложений).

3.1.17. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе фондов РГВИА, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок работы в читальных залах архива.

3.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читальных залов; сдавать пропуск на вход в архив сотруднику читального зала.

3.2.3. Сдавать на хранение при входе в читальные залы верхнюю одежду, сумки размером 200х300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12. и 3.1.14.

3.2.4. Вносить в читальные залы предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете или сумке размером не более 200х300 мм.

3.2.5. Проверять при получении заказанных описей, дел, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе за получение каждой (каждого) из них.

3.2.6. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.7. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.8. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату, характер использования просмотренных материалов и разборчиво написать свою фамилию (приложение 2).

3.2.9. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении предоставленные ему описи, дела и копии фонда пользования.

3.2.10. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и копиями фонда пользования, электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.11. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.12. Выполнять требование сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.13. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12. и 3.1.14.

3.2.14. При невозможности посещения читальных залов в течение срока, на который выданы дела, документы, копии фонда пользования, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальных залах.

3.2.15. Указывать при использовании архивных документов в опубликованной работе источник информации - название архива и поисковые данные (номер фонда, описи, дела /единицы хранения/ и листа).

3.2.16. Нести ответственность за хищение и порчу архивных документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Порядок выдачи дел, микрокопий,предоставления научно-справочного аппарата пользователям

4.1. Для работы в читальных залах архива пользователю предоставляют дела, документы и научно-справочные материалы по теме его исследования.

4.2. Для получения архивных документов заполняются бланки заказов (приложение 3). На дела, против заголовков которых в описи имеются пометки «микрофотокопия», а также на описи заказы заполняются отдельно (приложение 4, приложение 5).

Заказ должен быть заполнен четко, с указанием фамилии, имени и отчества пользователя, темы исследования, заголовка дела и его полного архивного шифра: номера фонда, описи, дела; при необходимости дополнительно указывается: год, отделение, стол и связка. Пользователь подписывает заказ и ставит дату его заполнения.

Неправильно и неразборчиво оформленные заказы к исполнению не принимаются.

4.3. При получении дел, копий фонда пользования и описей пользователь расписывается в бланке заказа за каждое дело, микрокопию, опись, проверив их наличие и состояние. Бланк заказа возвращается сотруднику читального зала.

4.4. Дела и микрокопии из архивохранилищ выдаются через два рабочих дня, не считая дня подачи заказа в объемах и на срок указанный в п. 3.1.5.

4.5. Документы и микрокопии, полученные пользователем для работы, выдаются в читальный зал на срок до одного месяца. По истечении этого срока, в случае неявки пользователя в архив без предупреждения, материалы возвращаются в архивохранилище в установленном порядке.

4.6. Подлинники документов (в т.ч. уникальные, особо ценные) на которые в архиве имеется фонд пользования /микрокопии, фотокопии, ксерокопии, цифровые копии/, пользователям не выдаются. В исключительных случаях (п. 3.1.1.) подлинники могут быть выданы с письменного разрешения руководства архива.

4.7. Описи и другие научно-справочные пособия выдаются пользователю на срок до одного месяца.

4.8. В случае обнаружения в микрокопии дефектов или в выданном деле повреждений документов, утраты листов и пр., не оговоренных в листе-заверителе, пользователь должен сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.9. Дела по мере использования принимаются от пользователя сотрудником читального зала, который проверяет их физическое состояние и наличие в соответствии с заказом. За принятые дела сотрудник читального зала расписывается в бланке заказа, который подшивается в личное дело пользователя.

Если в возвращенных материалах будет обнаружена недостача или повреждение документов, составляется акт в установленном порядке.

4.10. В целях обеспечения сохранности архивных документов

не разрешается:

4.10.1. Выносить дела из читальных залов, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время), писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, снимать копии с карт, планов, чертежей и документов на кальку, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.10.2. Пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.10.3. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел, документов, копий фонда пользования допускается в случаях:

– плохого физического состояния;

– необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (информационно-справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка сборников документов, изготовление копий страхового фонда и фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.)

– экспонирования заказанных материалов на выставке;

– выдачи их другому пользователю.

 

В случае отказа или отсрочки выдачи дел, документов, копий фонда пользования пользователю сообщается информация о причинах отказа и/или о сроках, в течении которых материалы могут быть выданы.

5. Порядок копирования архивных документов

5.1. По заказам пользователей, в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния дел, изготавливаются ксерокопии, фотокопии, цифровые копии.

Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.

5.2. Копирование документов для пользователя производится на основании заполненного пользователем бланка-заявки (приложение 6) и оформления договорных отношений в установленном порядке. Копирование осуществляется после оплаты счета учреждением или пользователем за изготовление копий в порядке очередности после поступления средств на расчетный счет архива.

5.3. Копирование документов не осуществляется в следующих случаях:

– если может быть нанесен ущерб их физическому состоянию,

– неудовлетворительное физическое состояние дел, документов;

– особенности документов не соответствуют техническим возможностям копировальной техники.

5.4. Копии документов выдаются пользователям и их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанным адресам.

5.5. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском.

5.6. В исключительных случаях, если архив не может изготовить копии документов из-за отсутствия технических возможностей, допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование в этом случае производиться только с разрешения руководства архива в отдельном помещении и в присутствии сотрудника архива. Архив не несет ответственности за качество копий, изготовленных техническими средствами пользователя.

 6. Режим работы читальных залов РГВИА

6.1. В РГВИА работает два читальных зала: №1 (общий читальный зал), №2 (зал для просмотра микрокопий). Режим работы читальных залов устанавливается руководством архива по согласованию с Росархивом.

6.2. Режим работы читальных залов №1 и №2:

Ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.

Понедельник, вторник, четвергс 9.00 ч. до 17.00 ч.

Среда – с 10.00 ч. до 20.00 ч.

Пятница – с 10.00 ч. до 16.00 ч.

6.3. Санитарный день в читальном зале РГВИА – последняя пятница месяца.

 
 
 
Приложение № 1
 

 
 
Приложение № 2
 
 
Приложение № 3
 

 
 
 
Приложение № 4
 

 
 
 
Приложение № 5

 

 
Приложение № 6
 
Приложение № 6
 
ВложениеРазмер
Приказ о введении Порядка использования архивных документов в читальных залах РГВИА36.58 КБ
Приложение № 1 - Анкета пользователя95 КБ
Приложение № 2 - Лист использования документов111 КБ
Приложение № 3 - Заказ на выдачу дел93.5 КБ
Приложение № 4 - Заказ на выдачу микрофильма94 КБ
Приложение № 5 - Заказ на выдачу описей94.5 КБ
Приложение № 6 - Бланк-заявка на изготовление копий169 КБ

© Российский государственный военно-исторический архив, 2013–2015
Использование материалов сайта допускается только после письменного согласия его администрации.
При использовании материалов сайта указание источника и активной гиперссылки на сайт обязательны!

Яндекс.Метрика